Praha, 6. srpna 2018 – Mnoho lidí je denně využívá, ale velká část z nich stále opakuje tytéž začátečnické chyby. O čem je řeč? O základních kancelářských programech typu Word, Excel nebo PowerPoint. Co nám dělá největší problém? Zde jsou zkušenosti z Počítačové školy Gopas, která je největším školitelem IT dovedností u nás.
Excel je stále top
Tabulkový kalkulátor typu Excel je nástroj, v jehož zvládnutí se lidé nejvíce přeceňují. Stále platí, že čtyři pětiny lidí si myslí, že jej na slušné úrovni ovládají, v reálném testu základních uživatelských znalostí pak uspěje cca pětina. Testování znalosti Excelu bývá často součástí přijímacích pohovorů.
Co dělá problémy? „Pokud opomeneme extrémy, kdy lidé místo zadání vzorce počítají raději na kalkulačce a výsledky přepisují do tabulky, častým kamenem úrazu je z těch základních záležitostí používání správného formátu buňky, vytvoření vhodného typu grafu a jeho úpravy, práce s daty a časem a efektivní pohyb po tabulce. Oblíbeným strašákem je tvorba kontingenčních tabulek, kterou ale lze zvládnout velmi rychle,“ říká Jana Čadinová, lektorka Počítačové školy Gopas.
Ve Wordu dělá problémy hlavně formátování
Práce s textem je opravdu jednoduchá, pokud si osvojíte několik základních zásad. Přitom stále se potkáváme s dokumenty, jejichž autoři neumějí používat formátování písma, pracovat s Enterem a tabulátorem, využívat poznámky a režim korektur, nemluvě o využití automatických funkcí, například kontroly pravopisu.
„Kromě již jmenovaných chyb je častým problémem to, že si lidé neumějí poradit s úpravou formátu při vkládání textů z jiných zdrojů, nevědí, jak vložit hypertextový odkaz, když se jim ručně psaná adresa neaktivuje automaticky, využívají nesprávné znaky pro palce, stupně, uvozovky aj. Kamenem úrazu je tvorba obsahů a rejstříků, práce s tabulkami, ale také vkládání dat z jiných programů – grafů a tabulek, snímků z prezentací, či nepřiměřeně velkých fotografií,“ uvádí konkrétní případy Jana Čadinová.
V PowerPointu je důležitá přehlednost
U prezentací záleží hlavně na podání a obsahu, ale i vizuální podoba je také důležitá. Zde se spíše než s nějakými zásadními neznalostmi práce s programem potkáváme s tím, že se lidé domnívají, že čím pestřejší nebo podrobnější podoba prezentace bude, tím lépe.
„Práce na prezentaci by měla začít tím, že si člověk uvědomí, co chce sdělit a komu to bude prezentovat. Když nemáte danou podobu prezentace firemní šablonou, volte raději jednoduché schéma, které nehýří barvami a typy písma. Pokud vkládáte grafy a schémata, vžijte se do role posluchačů a zvažte, zda jsou pro ně srozumitelné a přehledné. A i když PowerPoint nabízí široké možnosti využití animací, videí a interaktivních prvků, využívejte je střídmě,“ vymezuje základní zásady Jana Čadinová.
